Курсовая работа: Автоматизация учета студентов в ВУЗе
Форма «Гость» ( см. рисунок 4.3.2).
При открытии кнопки «Гость», «Главная» форма закрывается и открывается форма «Вход» Слева появляются 3 кнопки, из которых кнопка «Студенты» является активной, т.к. гость может только просматривать данные о студентах ВУЗа. Какие либо изменения он вносит не может.
Рис. 4.3.2- Форма «Вход» при открытии кнопки «Гость»
Форма «Пользователь» ( см. рисунок 4.3.3).
Это форма запускается при нажатии кнопки «Пользователь» в форме «Главная». Сверху находится надпись «Введите пароль». Внизу – поле для ввода пароля. Справа кнопки «ОК» (при нажатии этой кнопки: если введённый в поле пароль верный закрытие формы «Пользователь» и запуск формы «Вход» с доступными для пользователя опциями; если же пароль неверный, то выводится сообщение о неверности пароля, и после нажатия кнопки «ОК» в этом сообщении, пользователю предлагается повторить ввод пароля) и «Отмена» (при нажатии этой кнопки поле «Пользователь» закрывается и запускается поле «Главная»).
Рис. 4.3.3- Форма «Пользователь» в режиме «вид»
Форма «Администратор» (рисунок 4.3.4).
Эта форма работает точно по тому же принципу, что и предыдущая форма «Пользователь», разница лишь в том, что она запрашивает пароль администратора и при его корректном вводе открывает форму «Вход» со всеми правами, т.е. абсолютно без каких-либо ограничений.
Рис. 4.3.4- Форма «Администратор» в режиме «вид»
Форма «Студенты ВУЗа» (рисунок 4.3.5)
Источником данных является таблица «Студенты». Форма «Студенты ВУЗа» позволяет осуществить прокрутку информации студентов, которые числятся в ВУЗе.
Данная форма имеет следующие кнопки управления элементами: кнопки движения к первой и к последней записи, кнопки передвижения по списку, поиск студента, добавление, сохранение и удаление студента, выход из этой формы а также кнопку просмотр отчетов и их печать.
Рис. 4.3.5- Форма «Студенты ВУЗа» в режиме «вид»
Форма «Общежития ВУЗа» (рисунок 4.3.6)
Источником данных является таблица «Общежития». Форма «Общежитиия ВУЗа» позволяет осуществить прокрутку информации общежитий, принадлежащих ВУЗу. Данная форма имеет следующие кнопки управления элементами: кнопки движения к первой и к последней записи, кнопки передвижения по списку, добавление, сохранение и удаление общежития, выход из этой формы, а также кнопку просмотр отчета.
Рис. 4.3.6- Форма «Общежития ВУЗа» в режиме «вид»
Форма «Архив» (рисунок 4.3.7)
Форма «Архив» содержит кнопки управления архивом: «Обновить архив», «Просмотр архива», «Очистка архива», которые выполняют соответствующие запросы и кнопку «Выход в главное меню», закрывающую форму и переходящая на предыдущую форму «Вход».
Рис. 4.3.7- Форма «Архив» в режиме «вид»
Форма «Проживающие в общежитиях» (рисунок 4.3.8)
Источником данных является таблица «Проживает». Эта форма содержит кнопки управления, которые позволяют осуществить прокрутку информации проживающих в общежитиях, принадлежащих ВУЗу. Данная форма имеет следующие кнопки управления элементами: кнопки движения к первой и к последней записи, кнопки передвижения по списку, добавление, сохранение, удаление и поиск проживающего. Форма содержит кнопку «Заявление на проживание», где студент может заполнить заявления на проживание в общежитии. Также находится кнопка «Выход».
Рис. 4.3.8- Форма «Проживающие в общежитиях» в режиме «вид»
Форма «Группы» (рисунок 4.3.9)
Источником данных является таблица «Группы».Эта форма содержит кнопки управления, которые позволяют осуществить прокрутку информации проживающих о группах специальностей ВУЗа. Данная форма имеет следующие кнопки управления элементами: кнопки движения к первой и к последней записи, кнопки передвижения по списку, добавление, сохранение, удаление. Форма содержит кнопку «Студенты группы», где указаны студенты той или иной группы. Имеется кнопка «Выход».
Рис. 4.3.9- Форма «Группы» в режиме «вид»
Форма «Комнаты» (рисунок 4.3.10)
Источником данных является таблица «Комнаты». Эта форма содержит кнопки управления, которые позволяют осуществить прокрутку информации проживающих о комнатах общежитий ВУЗа. Данная форма имеет следующие кнопки управления элементами: кнопки движения к первой и к последней записи, кнопки передвижения по списку, добавление, сохранение, удаление и поиск той или иной комнаты. Форма содержит кнопку «Проживающие этой комнаты», где можно увидеть проживающего в той комнате, которую вы ввели.
Рис. 4.3.10- Форма «Комнаты» в режиме «вид»
4.4 Описание сформированных отчетов
Отчет «Студенты ВУЗа»
Отчет создан с помощью мастера.Выводится вся информация о студента ВУЗа: ФИО, домашний адрес, № зачетки, контактный телефон, пол, дата рождения, форма обучения, ФИО мамы, ФИО папы, контактная информация о матери и отца. Данный отчет состоит из 8 страниц. Вид отчета в режиме вид представлен на рисунке 4.4.1.
Студенты
ФИО Борисова Т.Н.
Дата рождения 12.12.1212
№Зачетки 08/222
Контактный телефон 8-093-672-65-23
Домашний адрес г.Донецк, ул. Пролетарская
Пол женский
Форма обучения очная
ФИО матери Пупкина О.Е.
ФИО отца Пупкин Б.А.
Контактная информация отца ОАО ДМЗ, автослесарь, 8-093-456-78-32
Контактная информация матери ОАО ДМЗ, бухгалтер, 8-067-678-09-87
Группа ИС07А
ФИО Вольмар П.Р.
Дата рождения 11.09.1990
№Зачетки 07/467
Контактный телефон 8-063-676-87-79
Домашний адрес г. Торез, ул. Берегового
Пол мужской
Форма обучения очная
ФИО матери Вольмар Е.Е.
ФИО отца Вольмар Р.Г.
Контактная информация отца НК "Garage", ди-джей,8-098-678-89-90
Контактная информация матери с/к "Красотка", парикмахер,8-050-012-45-
Группа ПО07А
23 января 2009 г.Страница 1 из 8
Рис. 4.4.1 Отчет в режиме вид
Отчет «Заявление на поселение в общежитие»
Отчет создан с помощью конструктора. Выводится бланк, где можно написать заявление на поселение в общежитие.
Вид отчета в режиме вид представлен на рисунке 4.4.2.
Заявление на поселение в общежитие
Прошу поселить меня, ________________________________,
(Ф.И.О.)
проживающего(ую) в___________________________,
(домашний адрес)
в общежитие. С правилами проживания и размером оплаты ознакомлен. Обязуюсь их нарушать правила и своевременно вносить оплату.
____________ ____________
Дата подпись
Рис. 4.4.2 Отчет в режиме вид
Отчет «Архив»
Отчет создан с помощью мастера.
Выводится вся информация о студентах, которым более 25 лет.
Вид отчета в режиме вид представлен на рисунке 4.4.3.
Рис. 4.4.3 Отчет в режиме вид
4.5 Описание макросов
1) Макрос: «Печать отчета»
Название: Печать
Назначение: Печать отчета
Макрокоманда: Печать.
Функционирование макроса: при запуске макроса осуществляется печать отчёта.
2) Макрос: «Архивирование»
Назначение: Архивация устаревших данных.
Имя макроса: Заполнение архива.
Функционирование макроса: Запускается макрос «Архив» в результате чего происходит добавление в архив устаревших данных. Макрос основан на запросах «Заполнение архива» (добавление устаревших данных в Архив)
3) Макрос: «Архивирование»
Назначение: Архивация устаревших данных.
Имя макроса: Очистка архива.
Функционирование макроса: Запускается макрос «Архивирование» в результате чего происходит удаление информации из текущих таблиц. Макрос основан на запросах «Очистка архива» (удаление устаревших данных из текущих таблиц).
5) Макрос: «Autoexec»
При запуске Access автоматически запускается Главная форма.
5 Уровни доступа к СУБД
Описание групп пользователей
В разработанной СУБД выполнены три уровня доступа: гость, пользователь и администратор.
Гость может заходить в базу без пароля. Данный уровень доступа не позволяет вносить или редактировать какую-либо информацию. Доступными являются лишь просмотр информации.
Пользователь может зайти в базу лишь под паролем «1». Данный доступ отличается от предыдущего доступа тем, что пользователю позволяется вносить и корректировать изменения в базе, но «Архив» студентов остается закрытым.
Администратор может зайти в базу под паролем «2». Имеет полный доступ ко всей базе. Права администратора неограниченны. Он может редактировать структуры таблиц, изменять и удалять любые данные. Далее – более подробно о правах пользователей.
Гость
Как сказано ранее, этот пользователь заходит в базу без пароля и не имеет в ней никаких прав на изменение данных – лишь их просмотр и печать на принтере. На всех формах кнопки «Добавить запись», «Сохранить запись» и «Удалить запись» недоступны. Кнопки «Архив» в форме «Вход» так же недоступны. Область действий – просмотр данных из базы и распечатка их на принтере.
Пользователь
Для входа в базу под правами пользователя необходимо знать пароль. Права Пользователя отличаются от прав предыдущего пользователя лишь тем, что он имеет доступ к кнопке «Общежития.
Администратор
Для входа в базу под правами администратора необходимо знать пароль. Он не имеет никаких ограничений в: может изменять, добавлять и удалять любые данные в базе, изменять структуру таблиц и форм.
Выводы
За время создания курсового проекта и написания пояснительной записки была досконально изучена предметная область проекта; разработана концептуальная модель БД: объект-отношение; выбрана реляционная модель для создания эффективной БД
В БД была организована целостность данных посредством ввода каскадного удаления между некоторыми объектами. Была обеспечена защита данных посредством ввода различных групп пользователей и запроса пароля.
Разработка имеет интуитивно понятный графический интерфейс, позволяющий даже с минимальным знанием компьютера провести автоматизацию учета студентов в ВУЗе. Таким образом, система готова к эксплуатации. Она может обеспечить пользователю поступление необходимой информации, а также облегчить получение статистических наблюдений.
Разрабатываемая база позволяет получить всю необходимую информацию о студентах ВУЗа.
Приложение А
Техническое задание
А 1 Общие сведения
Полное наименование курсового проекта (КП) “База данных «Автоматизация учета студентов»”. Условное обозначение БД.
КП проектируется студенткой третьего курса Государственного университета информатики и искусственного интеллекта, факультета Автоматизированных систем управления (АСУ), группы САУ-06 Гололобовой Анастасией Сергеевной.
Задание выдано кафедрой программного обеспечения интеллектуальных систем (ПОИС) по дисциплине " Организация баз данных и знаний".
А.2 Этапы разработки и сроки выполнения
Сроки выполнения приведены в таблице А.1.
Таблица А.1 График выполнения курсового проекта
| Вид работы | Сроки выполнения |
| Получение задания на разработку. | 3.09.08 |
| Постановка задачи: формулировка, исходные данные, результаты, определение требований к программному продукту | 3.09.08-17.09.08 |
| Подбор и изучение предметной области. | 17.09.08-24.09.08 |
| Определение структура базы данных. | 24.09.08-8.10.08 |
| Создание базы данных. | 8.10.08-12.11.08 |
| Отладка и тестирование. | 12.11.08-19.11.08 |
| Написание пояснительной записки. | 19.11.08-10.12.08 |
| Защита курсового проекта. | 5.01.09 |
А 3 Назначение и цели создания проекта
БД разрабатывается для систематизации обработки данных о студентах, обучающихся в ВУЗе.
Целью создания базы данных является обеспечение целостности и компактности хранимых данных, увеличение скорости получения информации об интересующих студентах, понижение трудозатрат по обработке данных.
А 3.1 Сведения об объекте автоматизации
Объектом автоматизации данного курсового проекта является процесс анализа, обработки, поиска, удаления и учета информации о студентах в ВУЗе.
А 3.2 Сведения об условиях эксплуатации КП
Данная БД разрабатывается с использованием СУБД Access, которая оснащена инстинктивно понятным интерфейсом и может использоваться широким кругом пользователей нуждающихся в учете информации о студентах. Данной БД может пользоваться любой пользователь, умеющий пользоваться компьютером.
А 4 Требования к проекту
А 4.1 Требования к КП в целом
КП в целом должен:
- иметь обширную систему помощи, включающую сведения о КП в целом, руководство по использованию отдельных частей, корректные сообщения об ошибках пользователя, если таковые имеются; осуществлять добавление, изменение, удаление и поиск информации из имеющейся БД;
- обеспечить не избыточность, компактность, целостность хранимых данных.
А 4.2 Требования к задачам и функциям КП
Проектируемый программный продукт должен реализовывать следующие задачи:
- иметь систему помощи, т.е. выдавать корректные сообщения при ошибках, возникающих в процессе работы;
- позволять получать информацию по определённым запросам пользователя. (запросы на выборку, на добавление и удаление записей в архиве, запросы для создания пользовательских форм и отчетов). А так же:
- хранить информацию о студентах;
- хранить информацию о группе;
- хранить информацию о специальности;
- хранить информацию о факультете;
- хранить информацию об общежитии;
- хранить информацию о комнате;
- корректный выбор информации по какой-либо характеристике;
- поиск по ключевым словам.
А 4.3 Требования к видам обеспечения
А 4.3.1 Требования к программному обеспечению
К программному обеспечению (ПО) предъявляются следующие требования:
- монитор типа SVGA;
- операционная система- Microsoft Windows 98 и выше;
- установленная прикладная программа Access 2003 из программного пакета Microsoft Office.
А 4.3.2 Требования к техническому обеспечению
Техническое обеспечение должно удовлетворять следующим требованиям:
- тип компьютера- INTEL 5x 86;
- объем памяти RAM 16Мб;
А 4.3.3 Требования к организационному обеспечению
К программной документации предъявляются следующие требования:
- наличие технического задания;
- пояснительной записки, включающей приложения.
Приложение Б
ЗАПОЛНЕННЫЕ ТАБЛИЦЫ
Приложение В
РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЮ
В.1 Инсталляция
Для установки приложения достаточно скопировать его файлы в любую папку на компьютере.
В.2 Начало работы с программой
В.2.1 Запуск приложения
После запуска приложения, первое окно которые вы видите - это форма входа в СУБД под названием «Вход», на которой расположены кнопки трех видов пользователей: Гость, Пользователь, Администратор.
После выбора одного из типа пользователя выводится форма пароля.
В.3 Руководство администратора
При входе в базу администратору необходимо ввести пароль «2». Если же пароль окажется неверным, система сообщит об ошибке и попросит повторить попытку или отменить выполнение действия и вернуться на предыдущую форму.
В.3.1 Возможности администратора
В СБД возможности администратора неограниченны. Он имеет право редактировать содержимое базы через пользовательский интерфейс, либо перейти к окну БД и вручную править содержимое таблиц.
Только администратор имеет права добавлять в БД новых врачей и выполнять архивацию и восстановление устаревших данных.
В.4 Редактирование содержимого базы
Из главного окна «Вход» можно попасть на форму "Главная".
В.4.1 Порядок внесения новых данных
Все данные в БД зависимы друг от друга (например, добавление студента осуществляется через добавление факультета, специальности, затем группы и только потом самого студента), и следовательно, необходимо выполнять следующую последовательность при внесении нового студента в базу:
1. Факультет
2. Специальность
3. Группа
4. Личная информация о студенте (ФИО, место проживания, № зачетки, год рождения и т.д.)
При добавлении все данные являются обязательными!
В.4.2 Редактирование данныхРедактирование данных можно осуществить только в окне БД в таблицах. Этим способом осуществляется и удаление.
Удалить с помощью форм можно лишь устаревшую информацию. Эту функцию осуществляет форма «Архив».
В.4.3 Архивация и восстановление данныхДля перехода к окну архивации выберите кнопку "Архив" в форме
«Главная». В открывшемся окне администратор может выбрать действие, которое ему необходимо выполнить:
1. Обновить архив
2. Просмотр архива
3. Очистить архив
При архивации в таблицу "АРХИВ" будут занесены все данные о студентах, которым более 25 лет. Очистка архива удаляет все данные без возможности восстановления!
В.5.Просмотр отчетов
Выбирая соответствующие кнопки на формах «Студенты ВУЗа», «Комнаты», а также некоторые другие связные формы можно осуществить просмотр и печать) отчетов.
В.5.1 Отчеты
База позволяет получить следующие отчеты:
1. Заявление на поселение в общежитие
2. Студенты ВУЗа
3. Архив
Список использованных источников
1. Михеева В., Харитонова И. Наиболее полное руководство Microsoft Access 2000 – СПб.: БВХ Санкт-Петербург, 2000. – 1088с.:ил.
2. Пасько В. Access 97 – К.: Издательская группа BHV, 2000. – 368с.
3. Э. Феддема Эффективная работа: Microsoft Access 2002. – СПб.: Питер, 2003. –944 с.: ил.
