Контрольная работа: Программное обеспечение Lotus-Notes

 

Папки и представления

Важными элементами базы данных Notes являются папки и представления.

Представления это списки документов, находящихся в базе данных, с некоторой информацией о содержимом этих документов. Практически представления – это фильтры, по которым отбираются документы из базы.

В зависимости от того, как спроектировано представление (по какому критерию отбираются документы при формировании представления), представление может содержать как список всех документов базы данных, так и части документов. Понятно, что разные представления одной базы данных могут содержать списки одних и тех же документов, но с различной информацией, извлеченной из этих документов.

Папки это тоже списки документов, но в них не устанавливается никаких критериев отбора. В папку можно, как правило, добавить любой документ.

Представления и папки обычно имеют названия, отражающие критерии отбора или порядок формирования списка отображаемых в них документов, например, "Новости экономики\по дате".

 

Почта и адресная книга Lotus Notes

Почта Notes позволяет Вам общаться посредством электронной коммуникации с людьми, использующими как Notes, так и другое почтовое программное обеспечение. Вы можете обмениваться сообщениями внутри локальной сети предприятия или, подсоединившись к ней удаленно по телефонной линии с помощью модема, например, из дома или гостиницы.

Почтовое сообщение Notes такое же, как и любой документ Notes. Например, Вы можете изменять шрифт и цвет, добавлять вложения, включать таблицы, графику и ссылки. Каждый пользователь Notes хранит сообщения в почтовой базе данных.

Почтовая база Notes содержит большое количество стандартных папок и представлений, помогающих Вам эффективно организовать работу с сообщениями

Стандартные папки Notes

Входящие Хранит все полученные сообщения, до тех пор пока они не будут перенесены в другую папку или удалены Корзина Хранит сообщения, отмеченные вами для удаления Правила Хранит все правила, созданные вами для обработки почты Бланки Хранит все бланки, созданных для отправляемых сообщений Календари групп Хранит календари групп, которые были созданы.

 

Стандартные представления Notes

Черновики Хранит все сообщения, сохраненные без отправки. Отправленные Хранит все сообщения, сохраненные после отправки.. Все документы Хранит все сообщения, в настоящий момент находящиеся в почтовой базе данных. Обсуждения Хранит все сообщения, сгруппированные с ответными сообщениями, чтобы можно было просмотреть все обсуждение.

 

Создание сообщений

Для создания нового сообщения (записки)

1. Откройте почту и щелкните в Панели Действий кнопку «Создать записку"

2. Заполните поля Кому, Копия и СК.

3. Задайте тему письма одной фразой в поле Тема

4. Щелкните в теле письма и создайте новое сообщение

5. (Дополнительно) Вы можете задать параметры доставки

6. Нажмите кнопку “Отправить”

Форма письма имеет примерно следующий вид:

7

6

1

2

Она содержит следующие основные поля: в верхней части формы автоматически указывается ваша фамилия (1), текущие дата и время (2), там же может быть помещен один из графических элементов оформления письма (выбранный из большого списка доступных элементов) (3), поле Кому (4) предназначено для указания главного адресата сообщения, поле Копия (5) служит для указания списка адресатов, которым отправляется копия сообщения, поле СК (6) служит для указания списка адресатов, которым будет отправлена секретная копия сообщения. Это означает, что другие получатели сообщения не узнают о том, кому была отправлена секретная копия (и была ли она отправлена вообще), поле Тема (7) предназначено для краткой характеристики сообщения. Рекомендуется всегда заполнять поле Тема некоторым смысловым значением, так как именно оно будет отображаться в представлениях и папках у получателей (и у вас при сохранении копии отправленного сообщения). Это позволит сократить как время ваших корреспондентов, так и ваше собственное.

Создать новое почтовое сообщение можно и, не открывая почтовую базу данных явно – в любом месте Notes можно использовать команду меню Создать-Почта-Записка. Кроме того, можно выбрать мышью иконки  или  в статусной строке и далее выбрать пункт Создать - Почтовое сообщение.

Если вы работаете с личной адресной книгой, перейдите в представление “По категориям” или “Карточки”, выберите фамилии адресатов, кому вы хотите послать сообщение, и в меню Действия выберите пункт Послать Записку.

Наконец, поле (8), расположенное ниже поля Тема и ограниченное уголками красного цвета, служит для собственно содержания сообщения. Оно может включать как форматируемый текст, так и любые объекты.

На размер Содержания не накладывается практически никаких ограничений при использовании только Notes для передачи почты. Если же вы отправляете сообщение через Internet, то рекомендуется не превышать размера отдельного сообщения примерно в 1 Мегабайт. Более точно об ограничениях можно узнать у вашего администратора Notes. Это ограничение никак не связано с системой Notes – просто не все почтовые узлы, через которые оно может пройти по дороге, обрабатывают сообщения большого размера корректно.

Панель действий при создании нового письма имеет следующий вид:

В самом простейшем случае адресат сообщения может быть выбран из общей адресной книги. Для этого нажмите кнопку <Адрес> в области Панели Действий или используйте меню Действия-Адрес

На экране появится диалоговое окно для выбора получателей сообщения:

2

1

Получение и чтение новых сообщений

Рассмотрим получение и чтение почтовых сообщений.

Все вновь пришедшие почтовые сообщения Вы сможете увидеть в папке Входящие. Такое поведение является поведением по умолчанию и, без дополнительных настроек, вся Ваша новая почта будет попадать именно в папку Входящие. При выбранной в навигационной панели папки Входящие в панели видов отображается её содержимое. Для каждого письма можно увидеть его отправителя, дату отправки, размер и тему.

По умолчанию письма отсортированы по возрастанию даты. Помимо этого, можно отсортировать их по убыванию имени отправителя, даты или размера. Для этого необходимо щелкнуть мышью по треугольничку в заголовке колонки.

Чтение сообщений

Для извещения пользователей о новых документах в других случаях (например, вы работаете с другими базами данных) Notes периодически просматривает содержание почтовых баз данных. При появлении новых сообщений программа сообщит об этом звуковым сигналом и/или появлением информационного окна

Кроме того, значок почтового ящика в правом сегменте статусной строки изменит свое изображение. При открытии папки Входящие в почтовой базе в левом верхнем углу окна может быть значок , символизирующий то, что содержимое папки (в базе данных) изменилось и требуется обновить его вид на экране (щелчком мыши по значку или нажатием клавиши F9).

Рассмотрим получение и чтение почтовых сообщений. Все вновь пришедшие почтовые сообщения Вы можете увидеть в папке Входящие. Такое поведение является поведением по умолчанию и, без дополнительных настроек, вся Ваша новая почта будет попадать именно в папку Входящие.

При выбранной в навигационной панели папке Входящие в панели видов отображается её содержимое. Для каждого письма можно увидеть его отправителя, дату отправки, размер и тему. По умолчанию письма отсортированы по возрастанию даты. Помимо этого, можно отсортировать их по убыванию имени отправителя, даты или размера. Для этого необходимо щелкнуть мышью по треугольничку в заголовке колонки.

 

Работа с папками

Иметь возможность видеть всю полученную корреспонденцию в одном месте – это замечательно. Но зачастую это не самый лучший способ просмотра. В конце концов, не многие хранят всю свою переписку в одном ящике письменного стола.

К счастью, Notes предоставляет вам возможность организовывать вашу почту практически любым способом. Вам лишь нужно выбрать наиболее удобный для Вас. В частности, Вы можете создать столько папок, сколько вам нужно, и даже вкладывать одни папки в другие.

Эта полезная особенность Notes позволяет вам сортировать информацию (например, электронные сообщения) способом, имеющим для вас наибольший смысл. Вы называете папки и определяете, какие сообщения в какие папки должны отправляться.

Создание папки

1.Выделите или откройте базу данных, в которой нужно создать папку.

2.Выполните команду Создание - Папка.

3.Введите имя папки в поле "Имя папки" и нажмите кнопку OK.

Смена типа папки

При создании папки ее структура автоматически копирует структуру представления по умолчанию текущей базы данных. Нажмите кнопку "Дополнительно" и выберите тип папки отличный от назначаемого по умолчанию на основе текущей базы данных. Кроме того, папка может быть создана на основе структуры. Разрабатывать структуру папки имеет смысл в том случае, если в существующих представлениях информация не отображается в нужной форме. После того как папка создана, она отображается в области навигации до тех пор, пока не будет удалена.

Удаление папки

1.Откройте папку, которую нужно удалить.

2.Выберите Действия - Папка - Удалить папку.

Примечание: При удалении папки находящиеся в ней документы сохраняются в представлении "Все документы", если перед удалением папки не были удалены все имеющиеся в ней документы.

Чтобы поместить документ в папку

1.Выберите документ, который нужно сохранить.

2.Выберите Действия - Переместить в папку.

3.В списке "Выберите папку" выберите имя папки, чтобы использовать существующую папку. Если нужно создать новую папку, нажмите кнопку "Создать папку".

4.Чтобы переместить документ в папку и удалить его из всех других папок, нажмите кнопку "Переместить". Чтобы поместить документ в папку, не удаляя его из других папок, нажмите кнопку "Добавить".

5.Примечание: При перетаскивании документа из представления в папку в Notes создается копия документа, которая добавляется в папку.

 

Обработка почты

Использование средств автоматизации позволяет уменьшить рутинную работу и сконцентрировать свое внимание на важных задачах.

Одним из средств автоматизации в Lotus Notes являются правила для обработки почты.

Правило для обработки почты - это заранее запрограммированное действие, которое выполняется, если полученное письмо имеет заранее оговоренные признаки.

Определим условия, которые будут приводить правило в действие.

Сначала необходимо выбрать атрибут почтового сообщения. Если проверка выбранного атрибута будет проходить успешно, правило начинает действовать.

Для выбора атрибута почтового сообщения используется соответствующее поле диалогового окна.

Всего предусмотрено 12 атрибутов почтового сообщения: отправитель, тема, текст, важность, срочность, Кому, Копия, СК, Кому или Копия, Текст или Тема, Домен Интернета, Размер (байт).

Теперь определим, каким образом будет производиться проверка выбранного атрибута. Можно проверить, соответствует ли определенное поле-атрибут в точности указанному значению, или только содержит его в себе.

Выбор действий достаточно прост, т.к. возможно всего четыре варианта обработки почтового сообщения:

·          Переместить в папку

·          Скопировать в папку

·          Изменить важность на...

·          Удалить

 

Безопасность

Рассмотрим два аспекта обеспечения безопасности в Notes

1) безопасность учетных записей

2) безопасность баз документов

Существует несколько простых правил, позволяющих уменьшить вероятность несанкционированного доступа к серверу Domino. Необходимо чтобы пользователь задавал пароль для доступа к ID-файлу достаточно сложным. Администратор может потребовать от пользователя использовать пароль не короче определенного количества символов. Кроме того, необходимо, чтобы в пароле чередовались строчные и прописные символы, а также были включены цифры. Желательно, чтобы пользователь блокировал свою рабочую станцию вручную или задавал время блокировки при простое. Это делается либо нажатием клавиши F5 на клавиатуре, либо через меню «Файл-Параметры-Параметры настройки», как показано на рисунке

Для полной безопасности ID-файла желательно хранить его на съемном носителе и забирать с собой при уходе с рабочего места.

При работе с базами документов на сервере Вы можете задавать права доступа на базы документов.

Существуют различные уровни пользователей (уровни доступа), в том числе — Корреспонденты, Читатели, Авторы и Редакторы.

·          Читатели – могут только просматривать информацию в базах данных.

·          Авторы – могут создавать новые документы в базах данных и редактировать созданные ими документы. Разумеется, Авторы могут просматривать информацию в базе данных.

·          Редакторы – выполняют все функции Авторов, но могут редактировать и документы, созданные другими пользователями.

·          Корреспонденты могут только создавать новые документы в базе данных, но не имеют права на просмотр даже созданных ими документов.

Задание уровней доступа осуществляется в диалоговом окне «Управление доступом», вызов которого показан на рисунке

После выбора меню «Управление доступом», Вы можете проставлять уровень доступа к базе документов, естественно при наличии у Вас соответствующих разрешений на данную базу

 

Использование Notes Help

Справочная система Notes организована как обычная база данных Notes. В состав справочной системы входят две базы – Справка Notes и Краткая справка. База Справка Notes содержит более 4500 документов – всю информацию, включая ту, которая требуется администраторам и разработчикам приложений. База Краткая справка содержит более 1100 документов, описывающих различные элементы Notes и объясняющих, как выполнять конкретные операции для пользователей Notes.

Кроме того, в состав документации Notes входит много других баз данных, содержащих рекомендации по установке, настройке системы, работе с Internet и другим вопросам. Справка Notes контекстно-зависимая. Это означает, что Вы получите доступ именно к тем разделам, которые Вам нужны в данный момент.

Как же воспользоваться справкой? Существуют две возможности: либо нажатие кнопки F1, либо выбор меню «Справка»

В дальнейшем ярлыки справочных баз попадают на рабочее пространство и Вы можете открыть их стандартным образом из Notes.

При открытии базы данных Справка Notes в зависимости от выбранного раздела Навигатора в области Представления будет тот или иной список документов или разделов.

Треугольники рядом с названиями разделов, обращенные вершинами к названию разделов, указывают на то, что разделы свернуты и могут содержать либо списки документов, либо списки разделов.

Треугольники, обращенные вершиной вниз, указывают на то, что соответствующие разделы развернуты.

Для того, чтобы быстро найти нужный раздел или документ начните ввод его заголовка прямо в окне “Представления”. При этом на экране автоматически появится окно для ввода строки быстрого поиска

База Справка Notes содержит общую информацию о возможностях системы Lotus Notes. Если у вас открыта или выбрана одна из баз данных, то в меню ? появятся дополнительные пункты – "О базе данных" и "Использование базы". Как уже отмечалось ранее, соответствующие документы входят в состав каждой базы данных Notes и содержат необходимую информацию по работе с конкретной базой данных.

Список использованной литературы

1. Руководство пользователя. Москва 2005 г.