Контрольная работа: Принципы проведения аудита
В качестве исходных предпосылок зададимся фактом внедрения процессно ориентированной модели СМК на предприятии и наличием программы аудитов, рассчитанной на полгода или год. Объектом аудитов принимаем процессы СМК, а не в целом деятельность подразделений. Только в этом случае логично ожидать, что реальное состояние проверяемого процесса или процессов будет отражено в отчете о результатах аудита.
Традиционные стандартные разделы отчета содержат общую информацию о проведенном внутреннем аудите:
· сроки проведения;
· объект аудита (проверяемые процессы СМК);
· проверяемые подразделения;
· критерии аудита (регламентирующие процесс документы);
· группа аудита (в том числе руководитель группы или главный аудитор, технические эксперты и т.д.);
· цели и задачи аудита;
· график аудита;
· уведомления о несоответствиях;
· другое.
К целям внутреннего аудита могут также относиться (учитывая требования п. 8.2.2 стандарта ИСО 9001:2000 и п. 6.2.2 ИСО 19011:2002):
· определение степени соответствия объекта критериям аудита;
· оценка результативности внедрения и поддержания в рабочем состоянии объекта аудита;
· оценка результативности СМК или отдельного процесса СМК для достижения конкретных целей;
· идентификация областей улучшений. Предположение о наличии перечисленных выше целей для внутренних аудитов организации позволяет представить содержательную часть отчета о внутреннем аудите в форме таблицы, а в задачи аудита на полных основаниях включить:
· оценку документации СМК (критериев аудита) для проверки соответствия законодательным актам и требованиям стандарта ИСО 9001:2000, а также для подтверждения того, что определены все необходимые требования для достижения поставленных целей;
· оценку соответствия выполнения требований документации (оценка практики работы);
· анализ причин выявленных несоответствий;
· оценку результативности проверяемого процесса;
· определение сильных и слабых сторон в СМК.
Для удобства назовем эту «содержательную» часть отчета «Оценка функционирования и результативности процесса». Если на аудит запланирована проверка нескольких процессов СМК, то соответственно на каждый из процессов заполняется предлагаемая форма.
Системность оценки функционирования и результативности процесса обеспечивается планированием и рассмотрением цикла PDCA (plan – do – check – action) на аудите. Составляющие цикла PDCA, в свою очередь, содержат обязательные элементы деятельности, оценка которых и приводится в отчете.
1. Планирование процесса (Plan):
определение целей и задач процесса. Установленные показатели качества процесса и соответствующие цели в области качества;
составление графиков, планов; выдача заданий исполнителям; установленные нормативы производительности (нормы выработки);
обеспечение ресурсами (данный элемент может быть выделен отдельно. Но, выбрав в качестве отправной точки цикл
Оценка функционирования и результативности процесса
| Номер п.п. | Составляющая для оценки и собранный фактический материал | Оценка составляющей.% | Весовой коэффициент для общей оценки, к, |
Уровень выполнения, K1 Q1 |
Примечания | |
| 1 | Планирование процесса (Plan) | |||||
| 1.1 | Определение целей и задач процесса. Установленные показатели качества процесса и соответствующие цели в области качества | 0,25 | ||||
| 1.2 | Составление графиков, планов; выдача заданий исполнителям; установленные нормативы производительности (нормы выработки) | 0,35 | ||||
| 1.3 | Обеспечение ресурсами | 0,4 | ||||
| 1.3.1 | Персонал | 0,1 | ||||
| 1.3.2 | Методики, технологии | 0,1 | ||||
| 1.3.3 | Инфраструктура | 0,1 | ||||
| 1.3.4 | Производственная среда | 0,1 | ||||
|
Итого (Plan) |
1,0 |
N= E k1 q1 |
||||
| 2 | Осуществление процесса (Do) | |||||
| Документация на рабочих местах | 0,2 | |||||
| Соответствие практики работы установленным требованиям | 0,4…. | |||||
| Оценка взаимодействия с другими процессами | 0,4 | |||||
|
Итого (Do) |
1,0 |
|||||
|
3 |
Проверка (контроль) и анализ процесса (Check) |
|||||
| Контроль соблюдения графиков, выполнения заданий | ||||||
| Мониторинг процесса (по показателям качества) | ||||||
| Отчетность по процессу | ||||||
|
Итого (Check) |
1,0 |
n =Еkq | ||||
|
4 |
Коррекция и улучшение процесса (Action) |
|||||
| Установленные процедуры коррекции | ||||||
| Наличие процедур и их соответствие требованиям | ||||||
| Результативность установленных процедур | ||||||
| Полномочия руководителя процесса для коррекции и улучшения процегга | ||||||
| Итого (Action) | 1,0 | n =Еkq | ||||
PDCA, оставим элемент в качестве составляющей «планирования процесса»);
персонал (наличие, требования к компетентности);
методики, технологии (наличие, соответствие установленным требованиям, грамотность и т.д.);
инфраструктура (технологическое оборудование, аппаратное и программное обеспечение и т.д.);
производственная среда (например, значимые физические факторы, система мотивации).
2. Осуществление процесса (Do): документация на рабочих местах
(актуальность, доступность, необходимость и достаточность и т.д.);
соответствие практики работы установленным требованиям;
оценка взаимодействия с другими процессами.
3. Проверка (контроль) и анализ процесса (Check):
контроль соблюдения графиков, выполнения заданий;
мониторинг процесса (по показателям качества);
отчетность по процессу (в том числе вышестоящему менеджменту).
4. Коррекция и улучшение процесса (Action):
установленные процедуры коррекции;
наличие процедур и их соответствие требованиям;
результативность установленных процедур;
полномочия руководителя процесса для коррекции и улучшения процесса.
Эти элементы наглядно представлены в виде схемы Исикавы (схема). По каждому из элементов аудиторская группа проводит сбор, фактического материала, чтобы обосновать ту или иную оценку. Как отмечалось выше, собранный материал представляется в форме расчетной таблицы. В графе 2 под соответствующими заголовками аудиторы отражают все собранные наблюдения по данному элементу деятельности для обоснования выставленных оценок q.
Весовые коэффициенты к. для общей оценки проставлены на схеме Исикавы в скобках, напротив каждого элемента оценки. Так же, как и состав элементов для оценки, предприятие вправе выбрать и уточнить весовые коэффициенты самостоятельно. В данной статье они приведены как один из возможных вариантов и не носят обязательного характера с точки зрения требований стандарта ИСО 9001:2000.
Графа 3 таблицы после сбора и анализа факторов заполняется по следующей схеме:
100% – несоответствий и рекомендаций по улучшению нет, q=1
95% – несоответствий нет, только рекомендации, q = 0,95;
75% – незначительные несоответствия, есть рекомендации по улучшению, q = 0,75;
0–50% – значительные, несоответствия, оказывающие влияние на качество продукции, q < 0,5.
В графе 5 таблицы дается ссылка на номер уведомления о несоответствии, если такое обнаружено. Оформление несоответствий дополнительно к таблице на отдельных бланках позволит зафиксировать и отследить выполнение..коррекции и корректирующих действий.
Результирующая оценка составляющих процесса по циклу PDCA в дополнение представляется диаграммой (рисунок). В отчете можно привести диаграммы для сравнения с результатами оценок предыдущих аудитов проверяемого процесса или лучших (худших) процессов СМК предприятия.
Отчет должен обязательно содержать заключения и выводы аудита, отражающие выполнение задач и достижение целей аудита, окончательные оценки функционирования и результативности процесса.
Предлагаемая форма отчета о внутреннем аудите может показаться сложной. Но только на первый взгляд. Безусловно, работа в таком формате требует определенной подготовки аудиторов и уровня развития СМК, Преимущества регламентированной формы отчета с лихвой окупают кажущуюся сложность, поскольку она обеспечивает:
сопоставимость результатов аудитов различных процессов, сравнение с прежними результатами, но уже не на уровне количества несоответствий;
наглядность результатов аудита для руководства, которая, кстати, во многом зависит от последовательности размещения разделов и выигрывает при переходе от общей оценки к пояснению и подробностям фактического материала;
системность и полноту проводимых аудитов. Ни для кого не секрет, что лишь зафиксировать несоответствия на аудите еще не означает представить полную картину. Информацию, сколько осталось «за кадром» и что в процессе отлажено хорошо, как правило, отчеты внутренних аудитов не содержат. Но значение для проверяемых она имеет не меньшее, чем несоответствия;
методическую помощь при подготовке и проведении аудитов, так как задает круг тем, по которым должен быть собран фактический материал и подтверждено соответствие или несоответствие объекта аудита;
возможность обобщения и анализа результатов проведенной программы аудитов дает богатую пищу для интерпретации результатов аудитов. Данную работу проводит, как правило, уже не группа аудита, а, например, аналитическая группа службы качества при подготовке к анализу СМК высшим руководством предприятия. Предлагаемую форму отчета кто-то может отнести к разновидности стандартных опросных листов или вопросников для проведения аудита. Это не совсем так. Вопросник для проведения аудита должен быть более подробным и отражать специфические требования к. конкретному процессу. Приведенный документ таких подробностей не предполагает, он задает лишь рамки для сбора фактов. Вопросники – действенный инструмент для качественного проведения аудита, но они не обладают наглядностью и. не содержат аналитической составляющей, что является неотъемлемой частью отчета.
