Контрольная работа: Діловодство
Документи, необхідні для призначення пенсії, крім документів про трудовий стаж, вік та заробітну плату, можуть бути подані як в оригіналах, так і копіях. Як правило, копії документів засвідчуються органами Пенсійного фонду України. Проте, можна подавати копії, засвідчені у нотаріальному порядку або адміністрацією підприємства, установи, організації, що представляє заявника до пенсії.
Документи про трудовий стаж, вік та заробітну плату подаються тільки в оригіналах. У випадках, коли доказом стажу є трудова книжка, до пенсійної справи долучається виписка з неї, засвідчена адміністрацією підприємства, установи, організації за місцем останньої роботи, або органом, що призначає пенсію.
Заяви осіб подання підприємств, установ та організацій реєструються в журналі реєстрац рішень органу, що призначає пенсію. Заявнику або представнику підприємства, установи та організації органом, що призначає пенсію, видається розписка із зазначенням дати приймання заяви або подання, а також переліку одержаних відсутніх документів.
Орган, що призначає пенсію, має право вимагати від підприємств, установ та організацій, фізичних осіб до оформлення прийнятих і подання додаткових документів, а також перевіряти в необхідних випадках обґрунтованість їх видачі.
При цьому, згідно зі статтею 101 Закону України "Про пенсійне забезпечення", підприємства та організації несуть матеріальну відповідальність за шкоду, заподіяну громадянам або державі внаслідок несвоєчасного оформлення або подання пенсійних документів, а також видачу недостовірних документів, і відшкодовують її.
Заява про призначення пенсії повинна бути розглянута органом Пенсійного фонду не пізніше 10 днів після надходження всіх необхідних для призначення пенсії документів.
Заява про перерахунок пенсії, про переведення з одного виду пенсії на інший та про поновлення виплати раніше призначеної пенсії підлягає розгляду в 5-денний термін.
Якщо органом Пенсійного фонду прийнято рішення про відмову в призначенні (перерахунку) пенсії, то повідомлення про це рішення із зазначенням причин відмови та порядку його оскарження направляється адміністрації підприємства, установи, організац або заявникові не пізніше 5 днів після винесення рішення.
2 ПОСЛІДОВНІСТЬ ПІДГОТОВКИ ВИХІДНИХ ДОКУМЕНТІВ
Діловодство складає повний цикл обробки і руху документів з моменту їх створення (або отримання) до завершення виконання і відправки.
Документи закріплюють виробничі відносини, як всередині підприємства, так і з іншими організаціями і нерідко служать письмовим доказом при виникненні майнових, трудових і інших суперечок, що розглядаються цивільними, арбітражними третейськими судами.
Великий внесок у вдосконалення роботи з документами підприємства може внести секретар-референт, оскільки значна частина діловодних операцій виконується на його робочому місці. Така централізація дозволяє проводити всі операції з документами більш кваліфіковано і широко застосовувати для однотипних робіт засобу оргтехніки.
Саме секретар-референт може об'єктивно оцінити ефективність прийнятої на підприємстві системи діловодства і, у міру отримання досвіду, внести істотн зауваження і пропозиції по його зміні.
Організація документообігу на підприємстві
Документооборот – це рух документів з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправки або здачі в справу.
На підприємств розрізняють три основні потоки документації:
вхідні – це документи які надходять з інших організацій;
вихідні – це документи які відправляються в інш організації;
внутрішні – це документи які створюються на підприємстві і використовуються працівниками підприємства в управлінському процесі.
Всі документи, що поступають на підприємство проходять: первинну обробку, попередній розгляд, реєстрацію, розгляд керівництвом, передачу на виконання.
Служба забезпечення документації управління (ДОУ), яка може бути представлена на підприємстві як самостійним структурним підрозділом, так і окремим співробітником, повинна приймати до обробки тільки правильно оформлені документи, що мають юридичну силу і прислані в повному комплекті (за наявності додатку). Інакше прислані документи повертаються автору з відповідною супровідною запискою де пояснюється причина повернення.
Конверти від поступаючих документів залишають в тому разі, коли по конверту можна визначити адресу відправника, час відправки і дату отримання документів. Не розкриваються передаються за призначенням документи з позначкою “особисто” і на адресу суспільних організацій.
Попередній розгляд документів проводиться працівником служби ДОУ з метою розподілу документів, що поступили, на:
- підприємства, що направляються на розгляд керівнику;
- що направляються безпосередньо в структурні підрозділи або конкретним виконавцям.
Без розгляду керівником передаються за призначенням документи, що містять поточну оперативну нформацію або адресовані в конкретні підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника підприємства від розгляду дрібних поточних питань, рішення по яких можуть ухвалювати відповідальні виконавці.
На розгляд керівництва передаються документи, адресовані керівнику підприємства документи, що містять інформацію з найважливіших питань діяльност підприємства.
Обробка передача документів виконавцям здійснюється в день їх надходження в ДОУ. Якщо документ повинен виконуватися декількома підрозділами або посадовцями, його розмножують в потрібній кількост екземплярів.
Документи, що підлягають відправці в іншу організацію сортують, упаковують, оформляють як поштове відправлення і здають у відділення зв'язку. Перед упаковкою служби ДОУ зобов'язана перевірити правильність оформлення документів, наявність додатків, відповідність кількості екземплярів кількості адресатів. Неправильно оформлен документи підлягають поверненню виконавцю на доробку. На замовлену кореспонденцію складають опис розсилки, який підписується працівником служби ДОУ і датується.
Вихідні документи повинні оброблятися і відправлятися в день реєстрації.
Внутрішн документи підприємства передаються виконавцям під розписку в реєстраційній формі.
Служба ДОУ повинна систематично вести облік кількості оброблюваних документів, включаючи всі їх види і розмножені екземпляри. Результати обліку документообігу узагальнюються і доводяться до зведення керівника підприємства для обробки заходів по вдосконаленню роботи з документами.
Реєстрація документів
Реєстрація документів – це фіксація факту створення або надходження документу шляхом проставлена на ньому індексу і дати з подальшим записом необхідних відомостей про документ в реєстраційних формах. Реєстрації підлягають всі документи, що вимагають обліку, виконання і подальшого використання в довідкових цілях (організаційно-розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові і т.д.). Реєструються вхідні, вихідні і внутрішн документи.
Реєстрація документів повинна бути тільки одноразовою. Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні і внутрішні – в день підписання або затвердження. При передачі зареєстрованого документу з одного підрозділу в інше він не повинен реєструватися повторно.
Вхідні, вихідн внутрішні документи реєструються окремо. Реєстраційний індекс вхідних і вихідних документів включає:
- порядковий номер в межах реєстрованого масиву документів;
- індекс по номенклатурі справ.
ПРИКЛАД:
218/01-15
де 218 порядковий реєстраційний номер; 01-15 номер справи в яку буде підшито документ або його копію (для вихідних документів).
Внутрішн документи при реєстрації діляться на групи по видах документів, кожна з яких реєструється окремо, наприклад: накази по основній діяльності, накази по особовому складу, акти ревізій і т.д. Порядкові реєстраційні номери (індекси) привласнюються документам в межах кожної реєстрованої групи. Для внутрішніх документів звичайно застосовується проста порядкова нумерація, наприклад:
наказ № 22
протокол № 5
акт № 13
Реєстраційн ндекси привласнюються вхідним, вихідним і внутрішнім документам в межах календарного року.
Як реєстраційн форми, залежно від об'ємів реєстрованих масивів документів, використовуються реєстраційні журнали. Журнали зручні при порівняно невеликій кількості реєстрованих документів, оскільки пошук по журналу досить тривалий за часом. Дотримуючи названі вище правила доцільно вести одночасно декілька журналів реєстрац окремо для вхідних, вихідних і внутрішніх документів, розділивши останні ще по видах документів. Крім того, по журналу неможливо вести контроль за виконанням документів, необхідно повторно реєструвати поставлені на контроль за виконанням документів на контрольних картках.
Встановлений наступний обов'язковий склад реквізитів для реєстрації документів:
- автор (кореспондент);
- назва документу;
- дата документу;
- індекс документу;
- дата надходження документу (для вхідних);
- індекс надходження документу (для вхідних);
- заголовок документу або його короткий зміст;
- резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);
- термін виконання;
- відмітка про виконання (короткий запис рішення питання по суті, дата фактичного виконання ндекс документу – відповіді);
- номер справи.
У разі потреби склад обов'язкових реквізитів може бути доповнений наступними: виконавці; розписка виконавця в отриманні документа; хід виконання; додатки і ін.
Приклад ведення журналу реєстрації вихідної документації (таблиця 2.1.).
Таблиця 2.1.
Заповнення журналу реєстрації вихідної документації
| № документу | Дата | Кому | Зміст | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 122 | 15.12.04 | Начальнику охорони ЗАЛК | Про видачу тимчасових перепусток | |
| 123 | 15.12.04 | Начальнику охорони ЗАЛК | Про завезення – вивезення матеріалів з території |
3 ПОРЯДОК ПРОВЕДЕННЯ ЗВІЛЬНЕННЯ З РОБОТИ
В трудовому законодавстві, коли йдеться про припинення трудових правовідносин, вживається різна термінологія: „припинення трудового договору”, „розірвання трудового договору”, „звільнення працівника”. Термін „припинення трудового договору найзагальнішим і включає всі випадки розриву трудових відносин: за угодою сторін, за ініціативою однієї із сторін трудового договору, за ініціативою третіх осіб, а також у зв'язку зі смертю працівника.
Головні підстави припинення трудового договору перераховані в ст. 36 КЗпП. Залежно від волевиявлення сторін їх можна розбити на чотири групи.
I. Припинення трудового договору за згодою сторін і у відповідності з умовами, обумовленими при укладенні трудового договору
До цієї групи відносяться наступні підстави припинення трудового договору:
1. Угода сторін (п. 1 ст. 36 КЗпП).
По цій підстав можуть припинятися трудові договори, укладені як на невизначений, так і на певний термін. Не має значення, яка із сторін виступає ініціатором припинення трудового договору. Головне, щоб було взаємне волевиявлення про припинення трудових відносин. Як видно з викладеного, припинення трудового договору за угодою сторін, на відміну від розірвання його за власним бажанням працівника, здійснюється на підставі двосторонньої домовленості сторін, а звільнення за власним бажанням – це одностороння ініціатива працівника.
При припиненн трудового договору за угодою сторін не вимагається, щоб працівник попереджав власника або уповноважений ним орган про майбутнє звільнення.
2. Закінчення терміну (п. 2 ст. 36 КЗпП).
При звільненн після закінчення терміну трудового договору слід враховувати, що звільнення вагітних жінок і жінок, що мають дітей у віці до трьох років (до шести років - ч. 2 ст. 179 КЗпП), самотніх матерів, що мають дитину у віці до 14 років або дитини-інваліда, здійснюється з обов'язковим працевлаштуванням (ст. 184 КЗпП).
3. Переведення працівника за його згодою на інше підприємство, до установи, організації або перехід на виборну посаду (п. 5 ст. 36 КЗпП).
Для звільнення по цій підставі необхідне клопотання власника підприємства, установи, організації, куди працівник переводиться. Оскільки Закон вимагає згоди власника підприємства (установи, організації) на припинення трудового договору з працівником у порядку переведення або у зв'язку з переходом на виборну посаду, останній повинен подати заяву.
Під час переходу працівника на виборну посаду звільнення можливе при пред’явленні рішення відповідного органу про обрання.
Якщо працівник призначається на посаду, звільнення на підставі п. 5 ст. 36 КЗпП здійснюється тільки за наявності клопотання про переведення.
4. Відмова працівника від переведення на роботу в іншу місцевість разом з підприємством, установою, організацією, а також відмова від продовження роботи у зв'язки із зміною істотних умов праці (п. 6 ст. 36 КЗпП).
В даний час переміщення підприємства, установи, організації в іншу місцевість відбувається вкрай рідко, а ось зміна істотних умов праці стає повсякденним явищем. Припинення трудового договору при відмові працівника від продовження роботи з істотними умовами праці, що змінилися, може бути визнане обґрунтованим тільки тоді, коли зміна істотних умов праці при продовженні роботи за тією ж спеціальністю, кваліфікації або посади викликано змінами в організації виробництва і прац (раціоналізація робочих місць, введення нових форм організації праці, впровадження передових методів, технологій і ін.).
Власник або уповноважений ним орган повинен мати докази відмови працівника від продовження роботи у зв'язку із змінами істотних умов праці.
Такими доказами повинні бути письмове повідомлення власника про майбутню зміну істотних умов праці з розпискою працівника і письмова заява працівника про відмову від продовження роботи у зв'язку із змінами істотних умов праці.
При звільненні по цій підставі працівнику виплачується вихідна допомога в розмірі не менш середнього місячного заробітку.
5. Підстави, передбачен контрактом (п. 8 ст. 36 КЗпП).
Даний пункт указується як підстава припинення трудового договору, якщо звільнення здійснюється у зв'язку з обставинами, вказаними в контракті. Оскільки в контракті можуть бути передбачені різні підстави припинення контракту, при звільненні за цими підставами посилання слід робити на п. 8 ст. 36 КЗпП, а у формулюванн звільнення вказувати і дану у вказаному пункті, і передбачену контрактом.
6. Звільнення за результатами випробування (ст. 28 КЗпП).
При укладенн трудового договору може бути обумовлена угода сторін випробування в цілях перевірки відповідності працівника роботі, що доручається йому. Підставою для звільнення за результатами випробування може бути тільки невідповідність працівника посаді (роботі), на яку він прийнятий. На звільнення за результатами випробування розповсюджуються обмеження, встановлені ст. 184 КЗпП. Звільнення за результатами випробування здійснюється у всіх випадках без згоди профспілкового органу.
II. Припинення трудового договору за ініціативою працівника
Розірвання трудового договору за ініціативою працівника на практиці називають звільненням за власним бажанням.
Звільнення по цій підставі регламентується ст. 36 і 39 КЗпП.
Згідно ст. 38 працівник, що уклав трудовий договір на невизначений термін, має право у будь-який час розірвати його, письмово попередивши про це власника або уповноважений ним орган за два тижні.
У заяв працівником вказується дата, з якою працівник просить його звільнити за власним бажанням. Якщо дата звільнення відсутня в заяві, термін попередження про звільнення відлічується з наступного дня після подачі заяви. У випадку якщо закінчення терміну попередження припадає на неробочий день, останнім днем терміну вважатиметься перший після нього робочий день.
